Fremtidssikring af Dansk Ortopædisk Selskab

Reorganisering af selskabets centrale organisation og udarbejdelse af selskabets strategiplan

DOS’ udfordringer

Bestyrelsen indledte i sommeren 2009 en række overvejelser om nøjere at beskrive hvorledes bestyrelsen finder, at selskabet burde udvikle sig over de kommende år. Dette arbejde havde været igangsat i tidligere bestyrelser, men var aldrig blevet færdiggjort. I foråret 2009 ønskede NOF at iværksætte en tilsvarende proces og udbad sig derfor en kopi af DOS’ strategiplan. Bestyrelsen fandt imidlertid ikke, at den foreliggende strategiplan i tilstrækkelig grad tog hånd om de udfordringer, som selskabet står over for.

Bestyrelsen indledte derfor arbejdet med at udvikle en vision og mission for DOS. Disse har været genstand for en række bearbejdninger igennem det sene 2009 og særligt i foråret 2010, hvor bestyrelsen holdt et strategiseminar i forbindelse med det traditionelle internatmøde. Bestyrelsen vil endvidere udarbejde strategier for en række konkrete områder, og der vil senere blive forelagt et samlet oplæg for generalforsamlingen. Bestyrelsen fandt imidlertid, at vi måtte prioritere en ændring af bestyrelsens sammensætning som det første indsatsområde og bestyrelsen forelægger derfor en række ændringsforslag til selskabets love for generalforsamlingen i efteråret 2010. Baggrunden herfor fremgår af dette oplæg til generalforsamlingen.

Dansk Ortopædisk Selskab (DOS) har siden etableringen i 1945 haft en uændret organisation med en bestyrelse, der i alt overvejende grad har varetaget alle daglige forretninger i selskabet. Bestyrelsen har med årene, afhængig af de konkrete opgaver, fundet grundlag for at udvide den centrale organisation, og der er nu etableret et uddannelsesudvalg. Herudover har bestyrelsen etableret forskellige ad hoc udvalg afhængig af konkrete arbejdsopgaver.

Det kan konstateres, at selskabet i tiltagende grad er blevet en central aktør i forbindelse med sundheds- og sygehusplanlægning i Danmark. Dette kræver en betydelig arbejdsindsats fra selskabets centrale personer – en arbejdsindsats der skal leveres oven i et almindeligt fuldtidsarbejde i Det Danske Sundhedsvæsen.

Der er siden begyndelsen af 90-erne, i overensstemmelse med den internationale udvikling, etableret en række fagområder, aktuelt 9 fagområder, inden for det ortopædkirurgiske speciale. Fagområderne samler læger i det ortopædkirurgiske speciale med interesse for eller med særlig viden inden for det konkrete fagområde, ligesom udviklingen inden for de enkelte fagområder i et vist omfang foregår i disse faglige grupperinger, hvor der i hver gruppering er etableret et selskab. Der er betydelig forskel i størrelsen og organiseringen af de forskellige fagområdeselskaber, hvilket i et vist omfang afspejler fagområdernes relative andel af den ortopædkirurgiske aktivitet.

Overvejelser om den fremtidige struktur

Der er i Danmark 39 lægelige specialer, hvoraf ortopædisk kirurgi er et af de største. Der er ingen tegn til, at der vil blive etableret flere lægelige specialer; snarere tværtimod. Det forekommer derfor heller ikke sandsynligt, at der etableres subspecialer inden for det ortopædkirurgiske speciales samlede område.

Det er derfor bestyrelsens opfattelse, at det også fremtidigt vil være en central opgave for DOS at sikre den samlede repræsentation af det ortopædkirurgiske speciale. Dette fører imidlertid til overvejelser om, hvilken organisering DOS fremover bør have. Det kunne f.eks. overvejes at etablere DOS som en paraplyorganisation for de enkelte fagområder. Bestyrelsen finder ikke, at en organisering af denne karakter er hensigtsmæssig. Baggrundene herfor er flere, men særligt tungt vejer ønsket om at sikre, at det ortopædkirurgiske speciale også i fremtiden er repræsenteret i centrale planlægnings- og uddannelsesmæssige sammenhænge overfor myndigheder og arbejdsgivere som ét samlet speciale.

Fagområderne har på nuværende tidspunkt ikke plads i selskabets vedtægter. Bestyrelsen har imidlertid fundet det væsentligt i større omfang at inddrage fagområderne som et mere officielt elementer ”i selskabets organisering og struktur”. Hertil kommer, at den stigende fokusering på kvalitetsparametre gør, at der er et betydeligt behov for at sikre, at kvalitetsarbejdet indgår som en naturlig del af selskabets arbejde. Dette er baggrunden for forslaget om etablering af et nyt stående kvalitetsudvalg i organisationen, hvor de enkelte fagområder vil være repræsenteret.

Dansk Ortopædisk Selskab har været igennem en ganske ressourcekrævende proces i forbindelse med den af Sundhedsstyrelsen igangsatte specialeplanlægning. Selskabet involverede i betydeligt omfang fagområderne i denne proces, hvilket tydeliggjorde at det er væsentligt at der er et samlende organ, som kan sikre helheden i den faglige rådgivning overfor myndighederne.

DOS er således den samlende organisation for det ortopædkirurgiske speciale i Danmark, og det er vigtigt, for fremtidigt at sikre det ortopædkirurgiske speciales placering og fremdrift, at DOS har en stærk central organisation. Derfor har bestyrelsen bl.a. iværksat en fuldstændig relancering af selskabets hjemmeside og muligheder for kommunikation mellem selskabet og dets medlemmer.

Bestyrelsen finder herudover, at der er et betydeligt behov, for at revidere DOS’ centrale organisation, bestyrelsessammensætning og vedtægter. I det følgende fremlægges og gennemgås bestyrelsens forslag til ny udvalgsstruktur og bestyrelsessammensætning. Bestyrelsen offentliggør de nødvendige lovforslag i august 2010 og forelægger disse for generalforsamlingen, og indstiller at denne vedtager de foreslåede vedtægtsændringer ved DOS’ generalforsamling i oktober 2010.

Bestyrelsen hører meget gerne medlemmernes kommentarer til forslagene.

DOS’ udvalgsstruktur

Baggrund

Selskabets daglige arbejde er siden 1983 blevet varetaget af en bestyrelse med 5 medlemmer og, ligeledes siden 1983, af et uddannelsesudvalg med nu 6 medlemmer, samt i et vist omfang af ad hoc udpegede medlemmer, der repræsenterer selskabet i en række sammenhænge. Der er behov for at engagere flere af selskabets medlemmer i selskabets aktiviteter, ligesom der er behov for at sikre en tilstrækkelig bredde i de beslutninger, der tages i selskabet. Bestyrelsen har derfor valgt at foreslå etablering af 2 faste udvalg, et videnskabeligt udvalg og et kvalitetsudvalg, ud over det allerede eksisterende uddannelsesudvalg. Etablering af disse udvalg vil sikre, at flere af selskabets medlemmer engageres i arbejdet, samt at de mange opgaver som DOS løbende får, hurtigt kan sagsbehandles i kompetente fora.

Alle udvalg i DOS refererer til bestyrelsen og kan ikke selv tegne selskabet, med mindre andet er aftalt.

Det videnskabelige udvalg

Udvalget får som sin primære opgave, at sikre og udvikle selskabets videnskabelige aktiviteter, herunder at tilrettelægge selskabets årsmøder samt udarbejde indstilling til donationer fra DOS fonden. Udvalget vil således være ansvarlig for vurdering og udvælgelse af abstracts til årsmødet. Udvalget udpeger Guildal forelæsere og DOS Honorary Lecturer samt planlægger placeringen af symposier og workshops i samarbejde med uddannelsesudvalget (UDDU). Udvalget er således mødeforberedende, og udarbejder oplæg, der endelig godkendes af bestyrelsen, som også afstikker de overordnede rammer. Bestyrelsen er dog ansvarlig for kontakten til eksterne samarbejdspartnere, herunder industrien, kongrescentre m.v. Udvalget skal endvidere etablere og vedligeholde en oversigt på selskabets hjemmeside over danske ortopædkirurgiske publikationer, samt etablere og vedligeholde en database over doktordisputatser og Ph.d. afhandlinger m.v. på hjemmesiden.

Det forventes at udvalget holder 3 – 4 møder årligt, afhængig af behov. Det videnskabelige udvalg er et fast udvalg med i alt 5 medlemmer, hvoraf mindst 1 skal være yngre læge ansat i hoveduddannelsesstilling på valgtidspunktet. Udvalgets medlemmer vælges på generalforsamlingen. Formanden for udvalget er medlem af bestyrelsen med titel af ”Formand for det videnskabelige udvalg” ligesom selskabets redaktør er medlem af udvalget, idet denne har en central rolle i forbindelse med håndtering af abstracts og fondsansøgninger. Formanden vælges på generalforsamlingen med en funktionstid på 3 + 3 år og medlemmerne vælges af generalforsamlingen med en funktionstid på 3 + 3 år.

Kvalitetsudvalg

Der er inden for det ortopædkirurgiske område stor interesse for kvalitetsarbejde. Selskabet var blandt de første, der tog initiativ til at etablere landsdækkende kvalitetsdatabaser (Dansk Hoftealloplastik Register). Der er siden etableret databaser, der dækker andre områder af faget. Der er på sygehusejernes initiativ etableret andre kvalitetsdatabaser (NIP). Sundhedsstyrelsen planlægger nu at udarbejde landsdækkende kliniske retningslinjer. Disse skal udvikles i selskabernes regi. Det er opfattelsen i DOS’ bestyrelse, at udvikling af de konkrete kliniske retningslinjer skal forankres hos de enkelte fagområder. Der eksisterer på nuværende tidspunkt ikke et organ, der kan håndtere denne opgave.

Udvalget vil få til opgave at sikre koordineringen mellem daglig klinisk praksis og nye videnskabelige resultater samt implementering af disse, herunder håndtere fagområdernes udarbejdelse af referenceprogrammer samt sikre revision heraf. Derudover skal udvalget sikre koordinering og erfaringsudveksling mellem fagområderne og databaserne og i fornødent omfang tage initiativ til samarbejde med patientorganisationer. Endelig vil udvalget få til opgave at forestå udvikling og koordinering af de kliniske retningslinjer samt vedligeholdelse af disse.

Kvalitetsudvalget er et fast udvalg. Formanden vælges på generalforsamlingen og får titel af ”Formand for kvalitetsudvalget”. Formanden er medlem af bestyrelsen. De øvrige medlemmer – i alt 9 – et for hvert fagområde, udpeges af fagområderne. Når fagområderne udpeger disse, skal fagområderne sikre, at de i størst muligt omfang repræsenterer de kliniske databaser. Formanden vælges med en funktionstid på 3 + 3 år, de medlemmer, der udpeges af fagområderne, har ligeledes en funktionstid på 3 + 3 år.

Det forventes at udvalget holder 3 – 4 møder årligt, afhængig af behov.

Uddannelsesudvalget

Udvalget varetager de hidtil kendte opgaver, d.v.s. understøtter rekruttering af læger til specialet, ved at præsentere specialet for medicinstuderende og læger bl.a. ved anvendelse af hjemmesiden. Udvalget udarbejder målbeskrivelser for det ortopædkirurgiske introduktions- og hoveduddannelsesforløb og vejledende retningslinjer for fase IV uddannelse, og tilrettelægger de specialespecifikke kurser samt deltager i ansættelsessamtaler ved ansættelse i hoveduddannelsesstilling. Udvalget deltager aktivt i debatten vedrørende uddannelsesspørgsmål, afholder efteruddannelseskurser samt symposier. Udvalget tildeler fagområder symposier, varetager praktiske opgaver i forbindelse hermed og afholder workshops og andre uddannelses- og rekrutteringfremmende arrangementer. Udvalget varetager det internationale uddannelsesarbejde. Udvalgets formand repræsenterer DOS i UEMS (Union Europeenne des Medicins specialistes) og EBOT (European Board of Orthopedics and Traumatology), samt tildeler CMS point til kurser og kongresser afholdt i Danmark.

Uddannelsesudvalget er et fast udvalg med i alt 6 medlemmer. Formanden vælges på generalforsamlingen med en funktionstid på 3 + 3 år og er medlem af bestyrelsen med titel af ”Formand for uddannelsesudvalget”. Hovedkursuslederen skal være medlem af uddannelsesudvalget. Fire af udvalgets medlemmer vælges på generalforsamlingen og har ligeledes en funktionstid på 3 + 3 år, det sidste medlem skal være en yngre læge i hoveduddannelsesstilling. Denne vælges blandt læger ansat i hoveduddannelsesstillinger og har en funktionstid på 2 år.

Oversigt over DOS’ repræsentation i udvalg, komiteer og råd

DOS har i årenes løb udpeget en række medlemmer til funktioner i diverse udvalg, komiteer, råd m.v. Der eksisterer ikke en samlet oversigt over disse medlemmer, lige som der ikke eksisterer et fælles grundlag for medlemmernes funktion og repræsentation af DOS i de pågældende organer.

Der skal derfor udarbejdes en oversigt over de medlemmer af selskabet, der er udpeget til at arbejde i diverse udvalg, komiteer, råd m.v. for at varetage selskabets interesser. Denne oversigt publiceres på hjemmesiden. Der skal udarbejdes retningslinjer for funktionen som ”DOS repræsentant”, når medlemmer af selskabet udpeges som repræsenter for selskabet. Det skal fremgå af disse retningslinjer, at de pågældende mindst én gang årligt i kortfattet skriftlig form skal orientere bestyrelsen om fremdrift i arbejdet og i øvrigt hvilke særlige forhold, der har været opmærksomhed omkring i forbindelse med funktionen. Bestyrelsen vil herefter tage stilling til, hvilke af disse forhold der bør omtales specifikt ved generalforsamling og i givet fald anmode de pågældende om at redegøre herfor på generalforsamlingen.

Hjemmeside

Bestyrelsen har besluttet at modernisere selskabets hjemmeside www.ortopaedi.dk, som er hjemmesiden for Dansk Ortopædisk Selskab, og alle de aktiviteter, som omfattes af selskabet. Hjemmesiden blev med stor forudseenhed og efter en stor arbejdsindsats etableret i 1997. På dette tidspunkt sikrede man også, at selskabet fik domænet www.ortopaedi.dk. Dette site har siden varetaget en særdeles vigtig funktion i forbindelse med kontakten mellem selskabet og medlemmerne. Der er i de forløbne år fremkommet adskillige nye teknologier, som gør relancering af hjemmesiden relevant og som kan sikre at hjemmesiden fremstår mere moderne og professionel og dermed kan sikre medlemmerne en bedre service. Der vil herunder blive etableret en mulighed for at fagområdernes egne hjemmesider kan være en del af DOS’ hjemmeside, ligesom hjemmesiden kan blive et kommunikationsmiddel mellem f. eks. kursusledere og kursusdeltagere.

Der skal arbejdes for, at hjemmesiden og nyhedsmails bliver en stadig vigtigere del af kommunikationen mellem medlemmerne og DOS.

Bestyrelsens sammensætning

DOS’ bestyrelse består i henhold til vedtægterne af fem valgte medlemmer. Uddannelsesudvalgets formand og selskabets webmaster har været tilknyttet bestyrelsen, men ikke været ordinære medlemmer. Opgaverne for bestyrelsen har de sidste ti år været jævnt stigende og er nu ganske omfattende for de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Arbejdet i selskabet varetages af ganske få nøglepersoner. Det bør derfor være et grundlæggende formål med det igangsatte reform- og strategiarbejde, at engagere flere af selskabets medlemmer i selskabets arbejde. Dette opnås ved at etablere flere faste udvalg med en bred repræsentation fra selskabets medlemskreds. Herudover bør bestyrelsen udvides til at omfatte flere medlemmer. Yngre læger bør være fast repræsenteret i bestyrelsen.

Bestyrelsen foreslår at DOS’ bestyrelse fremover skal bestå af otte medlemmer. Disse er angivet nedenfor, idet valgperioderne er angivet i parentes. Det skal sikres at mindst ét af medlemmerne af bestyrelsen er yngre læge under uddannelse i ortopædisk kirurgi på valgtidspunktet.

• Formand ( 2 år)

• Næstformand (2 år)

• Afgående formand (Past President) (2 år)

• Kasserer (3 + 3 år)

• Redaktør for selskabets medlemsorgan (3 + 3 år)

• Formand for det videnskabelige udvalg (VU) (3 + 3 år)

• Formand for kvalitetsudvalget (KU) (3 + 3 år)

• Formand for uddannelsesudvalget (UDDU) (3 + 3)

Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Oversigt over arbejdsområder for de enkelte bestyrelsesmedlemmer

(engelsk titel og DOS e-mail adresse i parentes)

Formand
(President, president@ortopaedi.dk)

Det er formandens opgave, at lede og tegne selskabet i alle sammenhænge og sikre samarbejde og kontakt til offentlige myndigheder samt repræsentere selskabet i alle repræsentative sammenhænge. Det er formandens opgave at lede bestyrelsesmøderne. Formanden er delegeret i EFORT, General Assembly og medlem af NOF Board.

Næstformand
(Vicepresident, vicepresident@ortopaedi.dk)

Næstformanden varetager formandens opgaver i dennes fravær og deltager i øvrigt i en række af de møder, som formanden deltager i. Bestyrelsen vil almindeligvis indstille næstformanden til valg som formand, når dennes valgperiode udløber.

Afgående formand
(Past President, pastpresident@ortopaedi.dk)

I takt med de stigende arbejdsopgaver er der behov for at etablere en aflastning af formanden, ligesom der er behov for at understøtte, at selskabet får mulighed for at opnå repræsentation i internationale organer. Det er vigtigt at denne repræsentation har kontakt til DOS’ bestyrelse. Dertil kommer, at de korte valgperioder på 2 år vanskeligt kan sikre kontinuiteten i bestyrelsesarbejdet. Mange europæiske og visse danske selskaber har en såkaldt ”past president position”. En sådan person kan imødekomme en række af disse udfordringer. Denne person skal, sammen med selskabets formand, som fast opgave repræsentere DOS i forbindelse med generalforsamlinger i EFORT. Herudover skal personen varetage en række ad hoc opgaver efter aftale med formanden, samt de lægelige sekretæropgaver i samarbejde med sekretariatet.

Kasserer
(Treasurer, treasurer@ortopaedi.dk)

Det er kassererens opgave at forestå daglig drift og regnskabsføring, budgetlægning bogføring og regnskabsaflæggelse i samarbejde med sekretariatet. Kassereren er ansvarlig for og skal deltage i alle økonomiske aftaler, der omhandler selskabet og dets interesser.

Redaktør for foreningens medlemsorgan
(Editor, editor@ortopaedi.dk)

Redaktøren er ansvarlig for DOS’ hjemmeside og DOS Bulletin. Redaktøren har kontakten til annoncørerne i samarbejde med sekretariatet og er ansvarlig for vedligeholdelse af mailing- og medlemslister og udsendelse af mails til medlemmer via listen. Redaktøren er medlem af det videnskabelige udvalg og i øvrigt ansvarlig for at håndtere abstracts i forbindelse med selskabets møder, ansøgninger til DOS-Fonden, medlemslister m.v.

Formanden for det videnskabelige udvalg
(Scientific Chair, scientific@ortopaedi.dk)

Formanden er ansvarlig for at lede arbejdet i det videnskabelige udvalg og for at tilrettelægge de videnskabelige aktiviteter i DOS, herunder udvælgelse af abstracts og planlægning af de videnskabelige sessioner ved årsmødet. Formanden er ansvarlig for den videnskabelige del af selskabets hjemmeside i samarbejde med redaktøren.

Formanden for kvalitetsudvalget
(Quality Chair, quality@ortopaedi.dk)

Formanden er ansvarlig for at lede arbejdet i kvalitetsudvalget, herunder ansvarlig for at sikre koordinering i udarbejdelsen af de kommende kliniske retningslinjer. Formanden vil endvidere være ansvarlig for at sikre koordinering mellem fagområderne i en række initiativer og aktiviteter.

Formanden for uddannelsesudvalget
(Chair of Education, education@ortopaedi.dk)

Formanden er ansvarlig for at lede arbejdet i uddannelsesudvalget samt koordinere dette i forbindelse med revision af målbeskrivelse, kompetencekort m.v. Formanden er ansvarlig for indholdet af uddannelsesudvalgets del af DOS’ hjemmeside og sikrer afholdelse af de specialespecifikke kurser.

Sekretariatet (office@ortopaedi.dk)

Der har hidtil i DOS bestyrelsen været en lægelig sekretær. Denne har været valgt af generalforsamlingen. Der er nu etableret et professionelt sekretariat og en række af den lægelige sekretærs arbejdsopgaver overgår til sekretariatet. Det er derfor bestyrelsens forslag at den lægelige sekretærfunktion nedlægges i forbindelse med reorganiseringen af DOS’ centrale organer.

Der er i stedet etableret et professionelt sekretariat, som varetager den daglige kontakt til medlemmer og modtager al indgående post. Sekretariatet fordeler posten til de relevante modtagere, enten med henblik på endelig besvarelse eller med henblik på senere behandling ved bestyrelsesmøder. Sekretariatet fører selskabets elektroniske arkiv. Sekretariatet fører en liste over emner til det kommende bestyrelsesmøde og udarbejder udkast til dagsorden til det kommende bestyrelsesmøde. Dette udkast forelægges formanden til endelig godkendelse. Sekretariatet skriver alle referater af bestyrelsesmøder.

Der henvises i øvrigt til beskrivelse af funktion som sekretariatsleder i DOS.